Dagli appelli delle celebrità, alle serate di beneficenza, c’è un grande elenco di attività che possiamo realizzare per organizzare una raccolta fondi di successo per la tua associazione
Per prima cosa, quando decidi di organizzare un evento di raccolta fondi, ricordati che in un’attivitò di questo tipo c’è molto di più che riempire i posti e pubblicare due video messaggi in croce su Facebook. Quando ti accingi ad organizzare un evento di raccolta fondi devi, fin da subito, concentrarti sull’attirare le persone giuste motivate a donare un contributo alla tua causa.
Ecco le nostre 10 parole chiave per guidarti nell’organizzazione di una raccolta fondi di successo
- 1. Trova la location giusta
La sede dell’associazione può delle volte essere un limite per organizzare un evento di raccolta fondi. Scegli la location con saggezza. Le raccolte fondi possono essere di vario tipo e mirate a soddisfare una miriade di obiettivi. Un consilgio che comunque ci sentiamo di regalarvi è quello di scegliere una location fuori dal comune così i tuoi potenziali ospiti non vedranno l’ora di partecipare.
- 2. Cura tutti i dettagli, non lasciare nulla al caso
Non immaginate quante raccolte fondi sono fallite perché gli organizzatori hanno “omaggiato” gli ospiti con cibi e bevande scadenti. NON risparmiare sul buffet, MAI. Scegli di servire gustose pietanze a tema con al tua raccolta fondi, pensa in termini esperienziali. Sii creativo, divertiti e rendi memorabile il tuo event cosi che gli ospiti parleranno per settimane della tua associazione.
- 3. Non esagerare con le richieste. Il prezzo che richiedi deve essere commisurato al prodotto che offri
Prima di determinare il prezzo del biglietto o del tavolo, assicurati che l’esperienza dei tuoi ospiti sia commisurata al prezzo richiesto. Riceveranno un pasto completo o lasceranno l’evento affamati?
È importante valutare l’esperienza complessiva quando si lavora nel rispetto del budget. Ma è anche importante tenere presente che il tuo obiettivo finale sarà sempre quello di creare un evento favoloso in modo che i tuoi ospiti partecipino attivamente alla tua raccolta fondi.
In secondo luogo, il budget per tutte le spese necessarie (sede, affitti, arredamento, produzione, catering, intrattenimento, pubblicità, promozione, sicurezza, costi vari, ecc.) Dovrebbe tenere conto
- 4. Nomina un volto, cerca un influencer, che possa rappresentare la tua causa
Il ruolo chiave di un ospite d’onore è quello di aiutare a garantire sponsorizzazioni e incoraggiare la vendita di tavoli / biglietti. Identificare qualcuno che è molto apprezzato e rispettato all’interno della propria comunità professionale è sicuramente un buon punto di partenza.
Puoi scegliere di farti rappresentare da un grande donatore o un sostenitore di lunga data della mission della tua associazione. Il migliore ospite d’onore è colui che nella migliore delle ipotesi contatterà personalmente i propri contatti e si attiverà in prima persone per il supporto. Altre opzioni possono includere personaggi pubblici / VIP, atleti e celebrità. Sebbene queste persone potrebbero non essere in grado di sollecitare i loro contatti personali, il loro status conferisce notorietà e credibilità all’evento, il che aiuta a generare interesse e, in definitiva, può aiutare a raggiungere i tuoi obiettivi di raccolta fondi.
- 5. Dai al pubblico uno spettacolo indimenticabile
L’intrattenimento è la chiave degli eventi di raccolta fondi. Il meglio si ottiene quando una celebrità o un noto presentatore accettano di prestare gratis il loro nome e il loro talento alla tua causa. In ogni caso, non lesinare sull’intrattenimento. Lo show è una grande parte dell’esperienza che stai fornendo.
- 6. Trova il tuo megafono
Le personalità dei media locali hanno un influenza e una credibilità altissima per uno specifico pubblico di riferimento. Se sono affabili, benvoluti e non criticabili, la loro figura sarà perfetta per promuovere indirettamente la tua raccolta fondi.
- 7. Attenersi allo script
È importante tenere sotto stretto controllo il planer dell’evento. Se l’evento è programmato per tre ore, assicurati di averlo completamente mappato con limiti di tempo per ciascun elemento.
- 8. Pianifica anche i dettagli e assicurati che tutti sappiano cosa fare
L’esito positivo di un evento dipende dall’attenta pianificazione e capacità organizzative del comitato. Assicurati che tutti siano pronti per la sfida, recluta volontari validi che abbiano voglia di impegnarsi per una causa. N.B. Ricorda, sono volontari non schiavi, trova un modo per premiarli, e per ringraziarli (biglietti per l’evento, cibo, sacchetti regalo o una piccola festa in seguito). I volontari, parte attiva fondamentale di un evento, devono essere incoraggiati anche a tornare.
- 9. Promozione e pubblicità
Una buona promozione di un evento deve cominciare con un discreto anticipo. Tre mesi sarebbero ideali come tempistica, 30 giorni è invece il tempo limite per organizzare una buona promozione. Usa questo tempo per diffondere la notizia con contenuti studiati per i social, con comunicati stampa, con campagne di direct mail, con inviti stampati, con ulteriori contenuti digitali e social media, con il passaparola e con il coinvolgimento dei media locali (trasmissione di notizie, programmi radiofonici, giornali, elenchi di calendari … ).
Se l’evento prevede la partecipazione di fotografi e di giornalisti della stampa assicurati che ci siano spazi adeguati per consentire il lavoro ai giornalisti e ai fotografi. Preocupati che i fotografi professionisti dispongano dell’illuminazione adeguata per catturare immagini di qualità.
- 10. Ringraziamenti
Ultimo ma non meno importante, non dimenticare di esprimere gratitudine per tutti coloro che hanno contribuito a rendere il tuo evento un successo. Mostrare gratitudine aiuta a coinvolgere i collaboratori chiave.
