Come comunicare (bene) con i socio volontari? Sembrerà una banalità, ma (sfortunatamente) molte organizzazioni non riescono a comunicare efficacemente con i loro volontari per una lunga serie di motivi. Ad esempio, potrebbero non fornire tempo e spazio sufficienti per favorire le interazioni individuali oppure non dispongono di meccanismi adeguati per ricevere feedback (la pagina Facebook se usata correttamente è un ottimo modo per recuperare i feed dei propri soci volontari, sopratutto quando questi sono sparsi in diversi paesi e città).
Come comunicare efficacemente con i tuoi volontari. I volontari sono il cuore della tua organizzazione, ma quanto tempo dedichi a comunicare (correttamente) con loro?
Il problema della comunicazione (interna ed esterna) è spesso sottovalutato, eppure una comunicazione scadente mette la tua organizzazione a rischio incomprensioni. Una comunicazione approssimativa rende i volontari infelici e alla lunga logorerà la tua organizzazione di volontario.
Comunicare in modo efficace con un ampio gruppo di persone che possono essere sparse in luoghi diversi è più facile a dirsi che a farsi, motivo per cui i nostri Consulenti NO Profit esperti in comunicazione e marketing hanno deciso di evidenziare nelle prossime righe i cinque suggerimenti per sviluppare delle corrette strategie di comunicazione per le organizzazioni di volontariato.
- Conosci i tuoi socio / volontari
È fondamentale conoscere i tuoi volontari, così puoi iniziare a capire chi sono, di cosa sono appassionati e dove risiedono i loro talenti. Quando inserisci nella tua organizzazione nuovi volontari, considera sempre di organizzare un incontro di orientamento, dove puoi presentarli al tuo staff e iniziare a conoscerli.
Fai domande come: “Cosa ti ha spinto a fare volontariato?” o “Perché hai scelto la nostra organizzazione?” Questo ti aiuterà a valutare i loro interessi e a scoprire cosa li spinge ad impegnarsi nel mondo del volontariato, cosi da capire come si adatteranno al meglio alla tua organizzazione non profit.
Sebbene sia preferibile l’interazione faccia a faccia, puoi sempre chiedere ai volontari di rispondere a queste domande per iscritto, con un sondaggio. La modalità del sondaggio a distanza è particolarmente utile se lavori con grandi gruppi o con volontari che vivono in paesi e città lontane.
- Evita il linguaggio gergale ma sii sempre il più specifico possibile.
A meno che la posizione per cui stai inserendo volontari non richieda una persona altamente qualificata, evita di usare un lessico complicato e non necessario, specialmente quando stai accogliendo nuovi volontari con poca o nessuna esperienza. Questo potrebbe confondere o spaventare potenziali collaboratori che se portati alla confusione potrebbero non capire cosa stai dicendo e lasciare al tua organizzazione. Semplifica quando possibile!
Impegnati per essere il più specifico possibile quando discuti del loro ruolo nell’organizzazione. Spiega chiaramente le responsabilità e gli impegni che richiedi ai volontari, in modo che sappiano esattamente in cosa si stanno cacciando. Una comunicazione chiara e specifica preparerà i tuoi volontari a qualuque cosa debbano affrontare.
Vuoi migliorare la comunicazione (interna ed esterna) della tua associazione, ottimizzare gli sforzi e gli impegni e raggiungere nuovi e più alti obiettivi?
- Organizza riunioni di gruppo e ritrovi periodici tra tutti i soci.
L’organizzazione periodica di attività di gruppo, come picnic, cene o corsi di formazione, può fare miracoli per migliorare l’impegno dei tuoi volontari. Le interazioni personali offrono ai volontari la possibilità di legare tra loro e sviluppare un senso di comunità che vi permetterà di crescere costantemente anche negli anni futuri.
- Dai ai volontari l’opportunità di esprimere (sempre) le opinioni
Una comunicazione efficace significa anche dare ai volontari la possibilità di esprimere le proprie opinioni o preoccupazioni, fare domande e condividere suggerimenti. Se un volontario ha bisogno di consigli o si sente scontento di come viene gestita una particolare attività, deve sempre sapere come contattarti e deve possibilmente avere più modalità per farlo.
Se stai organizzando una riunione in presenza, preoccupati di conservare un pò di tempo (magari alla fine) per domande e risposte. Se i tuoi volontari vivono in città diverse, assicurati che abbiano la tua email e il numero di telefono e che possano contattarti, oppure utilizza un software gestionale che permette la condivisione e il contatto a distanza tra i diversi soci volontari.
Hai bisogno di un software gestionale che ti possa aiutare a comunicare efficacemente con i soci volontari
- Usa diversi canali di comunicazione
SMS, e-mail, telefonate e social media sono solo alcune delle tante piattaforme diverse che puoi utilizzare per comunicare con i tuoi soci volontari. Scopri quali sono le tue esigenze e poi usa un mezzo appropriato per comunicare.
Ad esempio, se hai esigenze urgenti, usa i servizi di messaggistica istantanea per inviare una comunicazione esplosiva ed immediata. Per inviare inviti ad una cena di raccolta fondi, usa l’e-mail e pubblica poi sui social media. Per ringraziare personalmente i tuoi volontari, usa il telefono e fai una telefonata. Se hai bisogno di un chiarimento seria, una conversazione faccia a faccia potrebbe invece funzionare meglio.
